Outlook中有一项日记功能，能方便地记录办公日记。下面就让我们一起来翻开这个“日记本”吧！

    在“导航窗格（Outlook 主窗口左边的列，其中包括诸如”邮件“或”任务“等窗格）”中，单击“配置按钮”键，在弹出的“添加或删除按钮”菜单中选中“日记”，一个绿色的小日记本就出现在导航窗格了。第一次启动“日记”功能时，系统会提示将自动跟踪Office文档和邮件来往，勾选“不再显示该对话框”后再点击“确认”即可开始使用日记本了。

    手动添加日记条目

    单击“文件/新建/日记条目”，打开新的日记条目编辑窗口（如图1），我们输入主题为“关于……会议记录”，选择“条目类型”为“会议”，“单位”里输入主办单位，“开始时间”已自动填好，单击“起动计时器”按钮，在多行文本框中输入会议讨论的主要内容，完成后单击“暂停计时器”按钮，“持续时间”里即是会议所持续的时间。还可以在“联系人”选择这次会议的参与者（注：联系人需操作前先添加），再点击“类别”按钮，我们选择“会议记录”。编辑完之后点“保存并关闭”按钮，这样一个会议记录就编辑好了。

    自动添加日记条目

    在Outlook中还可以通过相应设置自动记录在Office里做过的一些活动。方法如下：

    单击“工具/选项”，打开“选项”对话框，接着在“首选参数”选项卡里单击“日记选项”按钮打开“日记选项”对话框（如图2）。

    “自动记录”列表框列出的是在Outlook中的活动，如果勾选“电子邮件”，并在右方的列表框里选择一个或多个联系人，这样与该联系人有关的所有邮件收发活动，都会被自动作为一个日记条目记录下来。

    小提示：如果你经常要收发电子邮件，有时可能会忘记什么时候或给什么人发了一封邮件，这时只需把日记记录的“自定义视图”按“联系人”排列就一目了然了。

    在“记录文件”列表框里可以选择是否记录各个Office程序使用文件的活动。如果勾选了“Excel”和“Word”，以后我们在Excel、和Word中使用文件的活动都会被Outlook自动记录，包括开始和持续时间等，以后还可以直接在这里双击打开该文件进行编辑。

    查看日记打开“日记”文件夹，双击要查看的日记条目，比如双击前面建的“会议记录”、Office文档记录或者“电子邮件”日记条目，便可打开“日记条目”对话框。还可以通过右键点击“条目类型”，选择“打开”即可（如图3）。

    里面除了记录了这些日记的详细路径，建立时间，持续时间外，在多行文本框里则是该文件的快捷键，双击即可打开并编辑指向的文件。

    查看联系人的日记条目

    首先选择“转到/联系人”，进入“联系人”文件夹，然后双击要查看的联系人，在打开的对话框中选择“活动”选项卡，在显示下拉列表中选择“日记”，则和该联系人相关的所有日记条目就会在下面的列表中显示出来。

    移动或复制日记条目

    在Outlook里，各个文件夹里的项目是可以相互移动或复制的。比如我们想把日记文件夹里一个项目复制到“发件箱”里进行发送，可以首先选择一个日记条目，然后选择“编辑/复制到文件夹”命令，在“复制项目”对话框里选择“发件箱”选项，单击“确定”按钮，则该日记条目即被作为一个待发邮件，输入“收件人”点“发送”按钮后，即可将日记内容发送出去。

    为日记条目指定类别

    为了更好的对日记进行管理，我们可以利用“组织”工具对日记条目进行归纳分类：选择“工具/组织”命令显示出“组织日记”窗口（如图4），选择一个日记条目，在窗口的“将下面选中的条目添加至”下拉列表里选择一个类别，如“重要顾客”；单击“添加”按钮，选中的日记条目就被指定为“重要顾客”类别了。切换到“按类别”视图方式，打开“重要顾客”类别项目组，就会看到刚才选择的日记条目。

    另外，我们也可以在“创建新类别”后面的文本框里输入一个新的类别名称，点“创建”按钮创建一个新的类别。

    自定义视图

    Outlook日记有按类型、类别、条目列表等多种视图方式，默认视图方式为“按类型”查看。除原有几种视图之外，我们还可以自己定义视图。下面以建立一个“图标”的视图方式为例来说明：单击“视图/排列方式/当前视图/定义视图”，打开“自定义视图组织程序”对话框，单击“新建”按钮，在“视图名称”文本框中输入名称“图标视图”，在视图类型中选择“图标”，点“确定”后可以进行一些选项设置，点“应用视图”后，日记条目就变成了图标方式显示。