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在政府、企业、银行上网的浪潮中，我们已进入网络时代，在快
速发展的通信网络技术的支持下，基于先进的Internet/Intranet技术
、广域网和局域网技术，在网络上实现传统的公文档案管理已逐步趋
于完善。在很多企事业单位中，有关部门的管理信息系统和数据库已
逐步建立，支持管理信息的采集发送、存储管理、处理分析，实现管
理信息的数据共享。由于数据库和数据仓库技术的快速进展，由以业
务处理为中心的联机事务处理进展到以分析处理为中心的决策支持，
事务型办公系统已向决策型办公系统发展。远程办公的内容和覆盖范
围越来越丰富宽广。下面，我们介绍办公自动化在几个重要方面的动
态。
一、 公文档案管理
公文档案管理包括收文管理、发文管理和档案管理等部分。
收文包括行政文件、党内文件、其他文件和信息简报，其主要流程
包括签收、登记、批办、签批、承办、会办、催办、统计、查询、
归档等环节。发文包括行政文件、党内文件、传真电话、签报、其
他文件和信息简报等，主要流程包括拟稿、审稿、会签、核稿、签
发、编号、排版、用印、打印、发送、统计、查询、归档等环节。
在档案管理流程中，要求具有归档、分类、排列、编件号、装订、
盖章、编目、编盒号、查询、借阅、统计、管理、维护等环节。
(一)公文管理信息系统一般具有的特点
(1)支持用户键盘/鼠标输入、扫描识别等汉字输入技术，为方便领
导使用，可扩充手签输入和语音输入。(2)保留修改痕迹。在文件
形成的过程中，任何修改均可保存，用不同颜色显示不同人的修
改内容，并显示修改人姓名和时间，打印带有修改痕迹的文本。
处理记录各环节用户姓名及其批示或修改意见。
(3)可方便地修改和定制流程。公文处理流程的流转环节可灵活
调整，收文和发文的流转环节数和名称可根据用户需要增减和重
新命名。
(4)灵活组织流转批阅和并发传阅。公文处理流程的流转方向，除
向前传递外，可根据用户需要回传或回撤。
(5)流转公文均可指定处理期限，期限以天为单位。根据用户管理
权限和指定的条件，可查知当前公文办理情况和办理过程，进行动
态跟踪。
(6)自动搜索逾期未办公文，对逾期未办公文或指定文件进行催
办，并可查看催办情况及答复催办。
(7)提供某一段时间内(日、旬、月、季、年)公文办理情况统计等。
(8)对公文管理信息系统的管理员提供授权功能，允许系统管理员
对有关数据进行备份、检查、修改，删除等项操作。提供数据备份
，隔年信息转贮或重新装入等操作。实时办公在线存储和海量存储
相结合。
(9)实现文档一体化，建立公文管理和档案管理有机衔接；实现收文
和发文自动衔接，避免重复登录。
(10)迅速反馈每日办公情况，将当日公文办理总体情况，重要公文
、重要批示于第二日早晨上班时，提供给行领导及处室负责人。
(11)良好容错性，对用户各种可能的误操作都设置了安全出口，
可重新再作。系统具可扩充性，程序结构为积木式结构化设计，能
方便地进行模块扩充。
(12)完善的安全机制。
(二)档案管理信息系统一般具有的特点
(1)档案管理与公文管理自动衔接，实现文档一体化。
(2)具有自动归档的功能，用户在收文数据库或发文数据中选定有关
文档，即可自动归档。
(3)具有自动分类的功能，归档文件自动按年度、机构、期限进行分
类。
(4)具有按档案要素进行查询的功能和组合查询的功能。
(5)具有打印档案目录功能，具有成批打印功能。
(6)具有录入、校核、归并、汇总、上报农行档案统计年报和处理档
案室基本情况年报的功能。
(7)具有档案查阅登记，显示查阅清单和打印查阅汇总表的功能。
(8)对档案管理信息系统的管理员提供授权的功能，允许系统管理员
对有关数据进行备份、检查、修改、删除等项操作。
(9)提供数据备份，数据转贮和重新装入等操作。实时档案在线存储
和海量存储相结合。
(10)完善的安全机制。
二、 数据仓库
数据仓库用于支持决策分析处理，它将业务信息与管理信息统一
起来，通过集成和综合，转换成统一格式，开展全局应用，通过联机
分析处理和数据挖掘，可进行多种复杂分析，如多维分析、长期趋势
分析、预测性分析等，以支持决策。
例如，某银行省分行数据仓库主要数据来源于各业务处理系统，
其数据范围覆盖该行的所有业务，通过数据采集系统采集各类业务数
据
，经结构重整归类至数据仓库，再经多维数据库多层次分类汇总成
有效的管理信息，通过多层次多角度的数据查询、分析预警、提供
动态报表等功能，为行领导决策提供支持。
该数据仓库的决策支持系统向用户提供银行整体经营信息，包括
财务管理、计划统计、稽核管理等模块。财务管理模块通过对资产负
债管理指标、资产负债表、损益表、财务收支变动表的分析，可全面
掌握银行经营情况及存在问题，其中有关的动态报表，如资产负债管
理指标动态表可每旬出一次，存款利息成本动态表可每日出一次。
计划统计模块对银行资金、信贷计划执行情况进行管理。稽核管理模
块通过数学模型将银行经营效益、风险和问题量化为一系列指标，通
过对指标的考核，评估和控制银行的综合风险程度。
三、 综合办公
综合办公信息系统通过Intranet网为单位领导提供实时、快速的
业务工作动态、业务数据分析、统计数据分析、机关工作等内部动态
信息。通过Internet网下载外报、外刊信息，金融经济信息、组织外
部信息源。并通过数据仓库提供动态报表、多层次多角度的数据查询、分析和预警等，
以构成领导的决策支持系统。
综合办公信息系统的网页一般由一个“主页”和若干网页“公文
档案”、“数据仓库”、“专业软件”、“部门工作”、“信息快递
”、“系统网站”、“远程办公”、“文化生活”等组成一个有机的
整体。网页具有信息采集发布功能，用户可通过Intranet系统浏览内
部网页，通过Internet游览器浏览外部网页。网页又是办公自动化
系统、决策支持系统、管理信息系统的接口和界面。
网页由有关部门适时维护，进行网页的更新。
网页具有强大的安全保密功能，网页上有关栏目的查阅权限按保
密规定和行政级别授权，进入 公文档案、数据仓库和专业软件，需
要有关系统授权。
(一)主页 进入综合办公信息系统后，首先打开的是“主页”。“主
页”应和“公文档案”、“数据仓库”、“专业软件”、“部门工作
”、“信息快递”、“系统网站”、“远程办公”、“文化生活”等
网页户互相链接。
在主页上应有当日本单位的重要动态、外部的重要信息，具体栏
目有：“每日快讯”、“新闻快递”、“通知栏”、“图片新闻”、
“个人信箱”、“使用手册”、“热点论坛”、“电话簿”、“法律
法规”、“飞机车船”等。
(二)公文档案 “公文档案”网页包括“收文处理”、“发文处理”
、“信息简报”、“签报”、“传真电报”、“会议纪要”、“档
管理”等栏目，实现了公文处理从起草、批阅、流转到归档、检索
全过程的自动化。
(三)数据仓库 数据仓库用于支持决策分析处理，其栏目有“财务
管理”、“计划统计”、“稽核管理”等。
(四)专业软件 “专业软件”网页包容各部门的专业管理信息系统
，所有职能部门的专业应用都将纳入管理信息系统，成为管理信
息系统的一个组成部分。只有授权用户才能查阅或维护其授权范
围内的信息。该网页包括：“专业软件”、“工具软件”等栏目。
(五)部门工作 “部门工作”网页在省级单位包括处、科、科员
个层次，提供处室工作动态、科室工作动态、工作计划、调研信
息、专业讨论和个人意见等内容。
(六)信息快递 信息快递网页的信息集成来自各种信息源的动态
新闻信息，有本单位、上级及下级的最新动态和经济、金融、同
业信息等。该网页包括：“外报外刊”、“国内报刊”、“黄金
网站”、“今日新闻”、“本单位动态”、“决策参考”等栏目。
(七)系统网站 “系统网站”指本系统内的网站，对省级单位来说
，包括中央级网站、地市级网站、县级网站等。
(八)远程办公 “远程办公”网页包括“电子邮件”、“电子公文
”、“远程教育”、“视讯会议”、“网上传真”、“网上电话
”等栏目。
(九)文化生活 “文化生活”网页系为丰富员工文化生活而开设
。该网页由“电脑技术信息”、“焦点论坛”、“电子书刊”、
“摄影爱好”、“居室设计”、“生活情趣”、“幽默天地”、
“史地知识”、“电子动画”、“电子音乐”等栏目组成。
四、 远程办公
在现代网络技术的支持下，电子公文、远程教学、视频会议等
远程办公项目取得了迅速进展，并取得了良好的效益。
(一)电子公文
电子公文的流转在局域网里运行得到了较好的解决，但带红头
和印章的公文远程传送并达到安全保密要求，在较长的时期一直未
解决。
由中国农业银行和书生电子公司开发的电子公文，在发文方把公
章和红头一次制成电子公章和电子红头，每次发文时将电子公章和
电子红头与排版文件打包并进行加密压缩，即得到电子公文，再通
过远程网络用电子邮件进行传送。当收文方收到电子公文后，通过专
用的发排系统输出带红头和印章且与原件一致的文件。其技术特点是
电子公文一直以密文形式存在，在收文方可以不解密不解包直接分色
输出加密的电子公文文件，这就保证在传输信道和以后各个环节均
不失密，使不法分子无机可乘。
电子公文的应用取得了良好的效果：一是电子公文传送瞬时可达
，与邮递公文数日或十余日比较，电子邮件无纸传送显著地提高了速
度，节省了邮费，大幅度地提高了公文传输效率。二是传送安全可靠
，减少了丢失。三是传送的是正式带红头印章的公文而不是公文文本
，从而具备公文的权威和效力。
(二)远程教育
远程教育为学习带来一次全新的革命，传统的教室将为虚拟教室
所取代，成为网上教育的主流。
远程教育具有以下特性：
(1)用户可通过Web浏览器访问课程。
(2)可按自己的时间安排和步骤进行学习。
(3)具有分布式的学习环境，可在任何时间任何地点进行学习。
(4)可实施同步教学，即学生可实时获得教师指导、并与其他在线
学生进行讨论。也可进行异步教学，提供异步学习空间，通过讨
论、问题与解答等方式增强教学效果。
(5)可独立或以小组的形式参加学习。
(6)在学习过程中，可得到老师的指导和帮助。
(7)对功课、笔记、讨论或机密信息提供安全保密。
以Lotus公司的LearingSpace远程教育软件为例，该软件包括五
个模块。
●课程表 学生可根据课程表中的课程、作业、考试等信息安排自
己的学习计划，课程表由教师创建和设计。
●媒体中心 教师放置的多种多媒体信息，文章、新闻简报、贴图
、Web页面等。
●教室 学生在其中由教师执导进行学习，又是一个讨论园地。
●简要表 登记参加该课程的教师和学生的个人注册信息。
●评估管理 开设该课程的教师对参加该课程的学生的作业成绩
和考试成绩进行评估，并提供反馈信息。
(三)视频会议
视频会议是利用政府、银行、企业现有或扩充的计算机网络设备
过网络召开可视会议，“面对面”进行交谈、探讨。视频会议对
机构庞大、办公地点分散的单位特别有用，他支持实时视频和音
频传递。
五、 开发平台和安全保密
办公自动化的开发平台，一般选择如下：
硬件：IBM、HP等公司的PC服务器(或小型机、大中型机服务器)，PC
或其他客户机。
软件：WindowsNT、UNIX、Windows
Lotus Domino/Notes
网络：Internet/Intranet网，广域网，局域网，TCP/IP协议
CISCO、Bay、3COM公司的路由器、ATM交换机、以太快速交换机等网
络设备。
安全保密一般要求如下：
●用户身份验证 每一用户有一个用户标识符文件和口令，保证用
户身份被可靠验证。
●文档安全性 对每件收文、发文的正文、处理单或发文稿进
行权限设置，分为可阅读者、可编辑者，限定每件公文的阅读
、修改权限。
●数据库安全性 每一数据库有一存取控制表、有七级存取权限：
不能存取者、存放者、读者、作者、编辑者、设计者、管理者。
●操作安全性 特定操作人员，如系统管理员、公文管理员、档
案管理员、网页管理员具有不同的权限，系统管理员具有系统管
理最高权限，通过系统管理员对公文管理员、档案管理员、网页管
理员授权。
●网络安全性 每一路由器前端，增加安全加密设备，每一网站仅
对单位内部的其他网站开放网页的公共信息部分。
作者单位：科技部 农业银行四川省分行(成都610015)
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